Oggi, muovere il denaro da un capo all’altro del mondo è un gioco da ragazzi. Le fintech hanno fatto miracoli, i pagamenti digitali sono istantanei e i dipendenti in trasferta viaggiano con un portafoglio virtuale in tasca. Eppure, una volta che il viaggio è finito, i team contabili si ritrovano sommersi da ore di lavoro manuale per rincorrere dati IVA evaporati nel nulla, fatture di cortesia mai pervenute e ricevute d’albergo scritte a mano.
La verità è che il settore si è concentrato per anni sulla velocità del pagamento, dimenticandosi del giorno dopo. Per risolvere questo paradosso, Trevium -la corazzata tech di S4BT applicata ai viaggi d’affari- e la fintech Pliant hanno deciso di unire le forze. Il risultato di questa alleanza strategica è una tecnologia battezzata Guaranteed Transaction Enrichment, ed è la prima vera dichiarazione di guerra ai costi nascosti della riconciliazione manuale.
“Per anni il nostro settore si è concentrato sull’automazione dei pagamenti. Ma il vero problema non è mai stato il trasferimento del denaro. La vera criticità nasce quando il reparto Finance riceve dati incompleti. Una sola fattura mancante o un’informazione IVA incompleta può interrompere i processi contabili automatizzati e costringere i team Finance a gestire manualmente le eccezioni. Noi vogliamo cambiare questo paradigma” ha sottolineato Christopher Hecht, Global Payment Solutions Officer di S4BT. “Guaranteed Transaction Enrichment garantisce che il reparto Finance riceva dati transazionali completi e pronti per la contabilizzazione prima dell’avvio della fatturazione. Invece di chiedere ai team contabili di correggere transazioni incomplete, impediamo che queste entrino nel processo contabile fin dall’inizio.”
Il granello di sabbia che inceppa l’ERP
Per capire la portata di questa novità, bisogna entrare per un attimo nella sala macchine di una grande azienda. I moderni sistemi di gestione aziendale, gli ERP, sono macchine meravigliose programmate per l’automazione perfetta. Tutto scorre liscio finché i dati sono puliti. Ma basta una sola transazione incompleta – un hotel a Parigi che dimentica un codice fiscale o un taxi a Berlino che non specifica l’aliquota – e l’intero ingranaggio si blocca.
A quel punto, l’automazione salta e la transazione viene risucchiata nel buco nero delle “procedure di eccezione“. Significa che un professionista in carne e ossa deve staccarsi dalle attività strategiche per iniziare a mandare mail, fare telefonate e correggere record contabili. Moltiplicate questo processo per migliaia di trasferte all’anno e avrete la fotografia di uno dei più grandi sprechi di tempo e denaro della corporate governance contemporanea.
Capovolgere il paradigma: se il dato non è perfetto, la fattura non parte
Qui l’innovazione della soluzione firmata da Trevium e Pliant sta nel rovesciamento del flusso tradizionale. Normalmente, la fatturazione parte comunque, e poi si corre ai ripari per sistemare i dettagli mancanti. Con il Guaranteed Transaction Enrichment il processo viene letteralmente congelato: l’estratto conto non viene generato finché ogni singola transazione non è corredata, blindata e arricchita da tutti i metadati necessari.
Parliamo di dettagli della prenotazione, anagrafica del viaggiatore, dati IVA e informazioni strutturate di fatturazione. Quando il flusso arriva finalmente sul tavolo del reparto Finance, è già perfetto, digeribile e pronto per essere archiviato in automatico dal software di contabilità. Meno burocrazia, zero caccia al fantasma e tassi di elaborazione automatica che schizzano alle stelle.
Un’alleanza di competenze (e cosa ci aspetta domani)
Questa collaborazione è il classico esempio di come l’unione di due competenze specifiche possa fare la differenza. Da un lato c’è Pliant, che mette sul piatto un’infrastruttura di pagamento solida, sicura e scalabile, capace di gestire il ciclo di vita del denaro. Dall’altro c’è Trevium, che agisce come un sarto di precisione, vestendo ogni pagamento con i dati giusti prima che questo si presenti alla porta della contabilità.
“Oggi le aziende si aspettano che una soluzione di pagamento offra molto più del semplice trasferimento di fondi. Hanno bisogno di dati finanziari affidabili che supportino la contabilità automatizzata, la conformità normativa e le attività di reporting” ha concluso Lukas Gottschick, Chief Commercial Officer di Pliant. “Insieme a Trevium stiamo rendendo possibile una nuova generazione di processi di pagamento progettati per il Finance, capaci di ridurre la complessità operativa e migliorare al tempo stesso l’accuratezza dei dati finanziari.”
Il servizio debutta oggi focalizzandosi sui pagamenti alberghieri, da sempre l’anello debole e più frammentato della catena dei viaggi d’affari. Ma i piani sono già scritti: l’architettura è pronta per essere estesa alla biglietteria aerea, ai treni e a tutte le altre voci di spesa della mobilità aziendale.
La lezione che ci portiamo a casa da Parigi e Berlino è chiara. In un mondo in cui il tempo è la risorsa più preziosa, il successo dei pagamenti aziendali non si misurerà più soltanto con i millisecondi necessari a trasferire i fondi, ma con la qualità e l’accuratezza dei dati che viaggiano insieme al denaro. E il futuro, finalmente, sembra un po’ meno burocratico.
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