Un ‘hotel program’ non è soltanto una lista di hotel convenzionati. È una strategia completa di gestione dei viaggi, progettata per garantire sicurezza, comfort e risparmio economico ai dipendenti in trasferta. Questo tipo di programma, se ben strutturato fornisce dati e insight preziosi sui comportamenti dei viaggiatori; non solo, aiuta le aziende a prendere decisioni più informate e a ottimizzare la propria travel strategy.
Perché un Hotel Program aziendale è strategico
Un programma alberghiero efficace genera vantaggi concreti su più livelli.
Permette di negoziare tariffe vantaggiose basate sul numero di notti prenotate annualmente, riducendo le spese complessive di viaggio.
Allo stesso tempo, garantire sicurezza e comfort ai viaggiatori è essenziale: collaborare con hotel affidabili e con standard uniformi assicura un’esperienza coerente e di alta qualità.
Un processo di prenotazione centralizzato semplifica le operazioni e previene dispersioni tra canali differenti, assicurando maggiore compliance alle policy aziendali. Inoltre, la possibilità di tracciare preferenze e abitudini di viaggio consente di perfezionare le politiche interne e di generare ulteriori risparmi attraverso scelte più consapevoli.
Come avviare un Hotel Program di successo
Costruire un hotel program aziendale efficace richiede pianificazione, dati accurati e collaborazione con stakeholder interni ed esterni.
Il primo passo è definire obiettivi e priorità, che possono includere:
- Raccolta e analisi dei dati di viaggi
- Centralizzazione delle prenotazioni
- Sicurezza dei viaggiatori
- Riduzione dei costi
- Miglioramento dell’esperienza complessiva
Segue una fase di analisi delle esigenze aziendali, in cui valutare pratiche attuali, contratti esistenti e aree di miglioramento.
La selezione degli hotel va condotta con attenzione, negoziando tariffe e benefit in base a posizione, servizi, standard di sicurezza e rapporto qualità-prezzo.
Strumenti digitali e piattaforme innovative consentono di semplificare il processo e migliorare la visibilità sui risultati, questo permette di monitorare costantemente le performance del programma.
Aggiornare la travel policy aziendale è altrettanto importante: definire chiaramente procedure, hotel preferiti, spese ammesse e modalità di rimborso contribuisce a una maggiore adesione da parte dei dipendenti.
La comunicazione interna gioca un ruolo fondamentale: presentare il programma come un vantaggio, non un vincolo, favorisce adozione e partecipazione.
Mai come oggi, concentrare i volumi è indispensabile
Secondo Alessandra Massa, Operations Director di BCD Travel Italia, concentrare i volumi è oggi una delle leve più efficaci per migliorare il potere negoziale con le strutture.
“Mai come oggi concentrare i volumi per acquisire maggiore potere negoziale – coinvolgendo se necessario anche la divisione aziendale dedicata al MICE – è indispensabile per raggiungere gli obiettivi di saving prefissati”, ha sottolineato.
“In Italia, a differenza di altri Paesi, la negoziazione alberghiera avviene valutando in media, un volume di appena 70–100 prenotazioni all’anno. Per questo è consigliabile concentrare i volumi su poche strutture selezionate, piuttosto che disperderli”.
Una strategia che, oltre a migliorare le condizioni economiche, consente di stabilire partnership più solide con le catene e gli hotel selezionati, e di garantire maggiore continuità, qualità del servizio e affidabilità nel lungo periodo.
L’importanza di sensibilizzare i viaggiatori
Un altro tema cruciale riguarda la gestione dei viaggiatori e l’adozione delle policy interne.
“I nostri dati rivelano che tra il 30 e il 40% delle prenotazioni alberghiere attualmente non passa attraverso i canali ufficiali imposti dall’azienda – ha osservato Alessandra Massa –.
Un problema che causa dispersione di dati e un conseguente indebolimento del potere negoziale.”
Per ridurre questa criticità, è importante coinvolgere i viaggiatori e favorire la comunicazione costante.
Come spiega Alessandra Massa, “uno strumento efficace per sensibilizzare il personale – ma ancora poco utilizzato nelle aziende italiane – è ricorrere a messaggistica e alert automatici legati alla travel policy.”
Oggi si parla molto di tariffe alberghiere dinamiche, ma la loro adozione resta limitata.
“La preferenza dei travel manager va ancora alle LRA (Last Room Availability), che consentono di prevedere la spesa e stilare i budget – ha aggiunto Massa –.
Tuttavia, le aziende finiscono spesso per sforare i budget, perché le camere con LRA non sono sempre disponibili.”
3 suggerimenti pratici per mantenere un Hotel Program competitivo
- Monitorare costantemente tariffe e disponibilità rispetto alle negoziazioni effettuate
- Coinvolgere i viaggiatori attraverso formazione, comunicazione e strumenti digitali intuitivi.
- Integrare criteri di sostenibilità e inclusione, selezionando strutture che rispettano standard ESG e DE&I, per allineare il programma agli obiettivi globali dell’azienda.
Gestione e miglioramento continuo
Un programma alberghiero efficace non si costruisce una volta per tutte, ma si evolve nel tempo.
Monitorare metriche chiave — come risparmi generati, compliance e soddisfazione dei viaggiatori — consente di ottimizzare continuamente il programma e di mantenerlo competitivo.
Come chiarisce Jennifer Nicholas, Senior Director di Advito Hotel Solutions, “Il sourcing alberghiero intelligente è un processo continuo, basato sui dati. Inizia con la comprensione delle abitudini dei viaggiatori e termina con l’adozione. Le aziende che lo considerano parte integrante della strategia ottengono risparmi concreti e viaggiatori più soddisfatti.”
Un hotel program è un pilastro strategico del travel management moderno: un approccio che unisce analisi, collaborazione e tecnologia per creare valore reale e migliorare l’esperienza di viaggio complessiva.
Questi sono i consigli di BCD Travel per costruire un Hotel Program davvero efficace. Un programma alberghiero non è mai un documento statico: è un ecosistema che vive, cambia e si rafforza grazie a dati accurati, collaborazione e una strategia chiara. La capacità di concentrare i volumi, sensibilizzare i viaggiatori e utilizzare strumenti digitali evoluti permette alle aziende di ottenere risparmi reali, maggiore controllo e un’esperienza più fluida per chi viaggia.
L’approccio suggerito dagli esperti di BCD Travel – basato su analisi costante, adozione consapevole da parte dei dipendenti e sviluppo di relazioni mirate con gli hotel – mostra che un programma ben gestito può diventare un vero vantaggio competitivo.
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