Francesco Trombaccia ha svolto tutta la sua attività professionale all’interno del Gruppo RINA , 280 uffici nel mondo, di cui 80 in Italia, e circa 6.000 dipendenti, ricoprendo vari incarichi con livelli di responsabilità sempre maggiori.
Cosa fa RINA
RINA è un gruppo multinazionale con sede a Genova. Nasce come spin off del Registro Italiano Navale, un’organizzazione privata senza scopo di lucro fondata nel 1861 che si occupava principalmente di classificazione navale, e che oggi è azionista di maggioranza del Gruppo. Attualmente RINA è una multinazionale che si occupa ancora di classificazione navale ma ha ampliato il suo portafoglio di servizi nei campi della certificazione e dell’ispezione (le cosiddette attività TIC) e della consulenza ingegneristica.
Il ruolo di Francesco Trombaccia
Travel, ma anche Fleet Manager, Francesco Trombaccia sovrintende, attraverso il coordinamento dei suoi collaboratori, all’organizzazione delle trasferte dei colleghi, oltre che alla gestione della flotta auto aziendale. Lo abbiamo incontrato per farci raccontare il suo lavoro nella città della Lanterna.
Come è organizzata la gestione dei viaggi nella vostra società?
“Il corporate travel office è composto da un team travel di 3 persone coordinate da me. Facciamo parte del Gruppo Corporate Mobility, incardinato nella Supply Chain Department. Quando siamo partiti con questo ufficio i viaggi erano gestiti da un’agenzia esterna locale, con l’aumentare delle richieste abbiamo dovuto fare un inplant di 5 persone nella nostra azienda. Cinque anni fa abbiamo deciso di adottare un self booking tool, costruito ‘ad hoc’ per noi, e che attualmente ha un adoption rate del 90% . Poi siamo supportati dalla TMC Cisalpina che ci fornisce dei servizi sulla base delle nostre necessità”.
Quali sono le vostre linee guida per la travel policy?
“Quando un dipendente deve andare in missione, deve inserire la richiesta nel nostro sistema. Questo calcola il livello di rischio, se è basso la inoltra direttamente al responsabile di riferimento. Se invece è alto, come nel caso dell’Iraq, Paese dove noi lavoriamo e che raggiunge il punteggio di rischio di 4/5, quindi molto alto, fa arrivare la richiesta autorizzazione anche al Responsabile della Sicurezza.
Complessivamente il sistema è settato per far vedere hotel e voli in policy con le cifre tetto che possono essere raggiunte. Se il collega, in una determinata regione o periodo non riuscisse a trovare nulla entro il range dato, allora le eventuali soluzioni alternative dovrebbero essere autorizzate dal team travel e dal suo responsabile”.
Quanti sono i livelli di riferimento che avete adottato?
“Noi abbiamo due ‘livelli gramma’, a parte ovviamente l’Amministratore Delegato che ha una policy esclusiva. I nostri livelli gamma non coincidono esattamente con il ruolo contrattuale ma dipendono anche dalle funzioni che un dipendente svolge. In base a questo vengono applicati gli scaglioni di spesa”.
Dove viaggiate in particolare?
“Dipende dai periodi, in questo momento stiamo il 30% dei viaggi circa è rivolto al Nord e Sud America, ma sono molte diffuse anche le trasferte nei Paesi Arabi. Chiaramente, e mi ricollego a quanto detto prima, se il punto di arrivo è classificato come pericoloso, il sistema manda in automatico un’informazione all’Unità di Crisi della Farnesina”.
Si sono verificate situazioni difficile da gestire?
“Assolutamente sì, pochi mesi fa siamo dovuti intervenire in Israele con l’inizio della guerra. Abbiamo un contratto con un provider, Crisis 24 – una società francese specializzata in security, che ha provveduto a fare un’estrazione con scorta armata di 7/8 persone. Una volta messe in sicurezza, sono state imbarcate.
E’ notizia di pochi mesi fa il nostro l’accreditamento da parte di Accredia per la certificazione in conformità alla UNI PdR 124:2022. Una nuova certificazione che stabilisce i requisiti di conoscenza, abilità e competenza necessari per la figura professionale del Travel Security Manager”.
Per quanto riguarda la contrattazione con i fornitori come vi muovete?
“Questo processo lo gestiamo direttamente noi, senza il supporto dell’agenzia. A inizio anno definiamo un ‘hotel program’ che stabilisce le tariffe ottenute con gli alberghi convenzionati e a cui seguono gli accordi con tutti gli altri fornitori“.
La sostenibilità è diventata la linea guida per molte aziende, lo è anche per voi?
“Lo è sempre stata, ma ancora di più in questo momento in cui la società di sta organizzando per quotarsi in Borsa, progetto che dovrebbe realizzarsi entro due anni. Stiamo quindi rivendendo tutte le procedure legate alla mobilità in quest’ottica. Sia lato fleet e car management con la volontà di rispettare quanto indicato dall’azienda di arrivare a una riduzione annua di emissioni del 5% fino al 2030. Ma anche lato travel, stiamo lavorando con Cisalpina per accordi con le compagnie aeree che offrono voli SAF‘”
Quali sono gli obiettivi futuri?
“E’ notizia recente, appena un mese fa, l‘assegnazione al nostro gruppo di lavoro dell’attività mobility a livello globale. Siamo passati a gestire le trasferte di 3000 dipendenti, quelli italiani, a circa 6000. Il progetto a breve termine è riuscire a impostare una travel policy unica e processi automatizzati comuni. Una gran bella sfida…”.
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