Con l’approvazione del Decreto Fiscale 84/2025 lo scorso 17 giugno, il legislatore è intervenuto sulle regole introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024, art. 1, commi 81-86), correggendo alcune disposizioni riguardanti la tracciabilità delle spese di trasferta.
Il decreto, pubblicato in Gazzetta Ufficiale, introduce una deroga significativa: le spese effettuate all’estero sono ora deducibili per le imprese ed esenti per i dipendenti anche se non effettuate con strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito o bonifici.
Una misura dettata dalla difficoltà concreta di rispettare l’obbligo di tracciabilità in contesti internazionali dove l’uso dei contanti resta prevalente. Restano però soggette a tracciabilità tutte le spese effettuate in Italia, anche se relative a missioni all’estero (es. taxi per l’aeroporto).
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Come cambiano le regole per le imprese
Fino al 31 dicembre 2024, le spese di viaggio, vitto, alloggio e trasporto non di linea erano deducibili e non tassate in busta paga solo se effettuate con mezzi tracciabili. Il DL 84/2025 ha introdotto una semplificazione operativa, distinguendo tra:
Spese in Italia → Obbligo di tracciabilità confermato
Spese effettuate all’estero → Esenti dal vincolo di tracciabilità
Questa distinzione richiede nuove procedure interne di controllo, in particolare per il personale in trasferta internazionale. Le aziende devono aggiornare le proprie policy di rendicontazione e garantire che i dipendenti siano correttamente informati.
Guida pratica alla gestione delle note spese
Le note spese sono documenti indispensabili per il rimborso delle spese sostenute dal dipendente durante trasferte aziendali. Devono essere chiare, coerenti con le policy aziendali e conformi alla normativa fiscale.
Cosa deve contenere una nota spese?
- Trasporti: biglietti aerei, treni, carburante, taxi, autonoleggi
- Vitto e alloggio: ricevute alberghiere e ristoranti
- Extra: parcheggi, pedaggi, telefonate, visti
Ogni spesa va documentata e giustificata con scontrini, ricevute o fatture.
Modalità di trasmissione: digitale o tradizionale
I metodi per trasmettere una nota spese possono variare a seconda della dimensione e digitalizzazione dell’azienda. I principali strumenti sono:
- Modelli Excel con cartella allegata di giustificativi digitalizzati;
- Sistemi ERP (es. SAP, Zucchetti);
- Piattaforme specializzate (es. Soldo, N2F, Concur) per la gestione centralizzata e automatizzata delle spese.
L’adozione di soluzioni digitali aiuta ad abbattere gli errori, velocizzare i rimborsi e garantire tracciabilità nei casi richiesti dalla legge.
Quattro azioni chiave per adeguarsi al DL 84/2025
Per adeguarsi in modo efficiente alle nuove regole è importante che le imprese:
- Comunichino tempestivamente ai dipendenti le nuove regole, preferibilmente in forma scritta;
- Uniformino i processi di rendicontazione e definiscano strumenti standard per la compilazione delle note spese;
- Prevedano una sezione separata per le spese internazionali nei sistemi gestionali, specificando criteri di rimborsabilità, limiti e documenti richiesti;
- Centralizzino i controlli e assegnare la supervisione a un reparto amministrativo o HR dedicato.
Come gestire la retroattività delle spese
Uno degli aspetti più complessi è legato alla retroattività della norma: le nuove disposizioni si applicano anche a spese già effettuate nel corso del 2025.
Le aziende dovranno:
- Ricostruire le spese effettuate dai dipendenti all’estero che erano state precedentemente tassate
- Ricalcolare gli importi da rimborsare o dedurre, con eventuale restituzione delle imposte trattenute
- Effettuare i conguagli in busta paga entro fine anno
Per evitare errori o malumori interni, è essenziale agire subito, verificare periodicamente le procedure e farsi supportare da consulenti del lavoro aggiornati sulle novità normative.
Il DL 84/2025 rappresenta un passo avanti verso una gestione più flessibile delle spese di trasferta, in particolare per chi opera a livello internazionale. Ma richiede adattamenti immediati e una solida governance interna. Investire ora in strumenti digitali e policy chiare può aiutare le aziende a trasformare un obbligo normativo in un’opportunità di efficienza.
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