Il travel & expense management entra nell’era dell’automazione operativa. Dopo anni di annunci e progetti pilota, l’intelligenza artificiale si sposta dai laboratori digitali ai processi quotidiani di gestione di trasferte e spese, in un momento in cui il vero tema non è più la tecnologia in sé, quanto piuttosto la sua integrazione sicura e coerente con le regole di governance aziendale.
È in questa direzione che si muove SAP Concur, che amplia le proprie soluzioni con nuove funzionalità basate sull’intelligenza artificiale, presentate in occasione della Global Business Travel Association (GBTA) Convention 2026. L’obiettivo dichiarato è ridurre il lavoro manuale, aumentare la visibilità sulla spesa e aiutare travel manager e team finance a prendere decisioni più rapide e informate.
L’evoluzione si inserisce in un percorso nel quale SAP Concur utilizza da anni l’intelligenza artificiale insieme a dati reali di travel & expense, workflow connessi e processi aziendali strutturati. Secondo IDC, SAP si è classificata al primo posto a livello mondiale nel mercato del software per la gestione di viaggi e spese, con una quota del 48,1% nel 2025.
Dall’automazione delle attività al supporto alle decisioni
Una delle principali novità riguarda un nuovo dashboard con assistenza AI pensato per chi gestisce viaggi e spese per conto di altri viaggiatori. Prenotazioni, richieste di approvazione e note spese relative a più persone vengono riunite in un unico ambiente, mentre l’intelligenza artificiale individua le priorità e suggerisce i passaggi successivi da compiere.
Secondo SAP Concur, il sistema può ridurre fino al 25% le ore dedicate alla risoluzione dei problemi. La funzionalità è già disponibile per i clienti early adopter, con disponibilità generale prevista nel terzo trimestre 2026.
“L’intelligenza artificiale sta entrando in una fase nuova: non si tratta più soltanto di utilizzare un assistente per ottenere informazioni o generare contenuti, ma di integrarla direttamente nei processi nei quali ogni giorno vengono prese decisioni e gestite attività operative” ha spiegato Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italia. “Nel travel & expense questo significa poter ridurre il lavoro amministrativo e, allo stesso tempo, aumentare la qualità delle decisioni, perché l’AI opera all’interno di workflow, dati e policy aziendali”.
L’intelligenza artificiale viene inoltre applicata all’approvazione delle note spese. La nuova soluzione mette in evidenza le richieste che presentano maggiori elementi di rischio e in seguito attiva gli approvatori informazioni sui rischi, sull’andamento della spesa e sulla cronologia delle approvazioni precedenti. L’obiettivo è concentrare le verifiche sulle situazioni che richiedono maggiore attenzione, migliorando la compliance e riducendo al contempo il lavoro manuale. La disponibilità generale di questa funzionalità è prevista nel quarto trimestre 2026.
“L’automazione ha valore quando libera tempo senza ridurre il controllo”, sottolinea ancora Piccinelli. “Per i team finance, la possibilità di concentrare l’attenzione sulle situazioni che richiedono realmente una valutazione, invece di analizzare manualmente ogni singola voce, può cambiare il modo in cui viene gestita la compliance. L’AI deve essere un supporto alla decisione, non una scatola nera che sostituisce la responsabilità di chi decide”.
Più coerenza tra policy e processi
Un ulteriore sviluppo riguarda la gestione delle policy di viaggio. Le nuove funzionalità consentono agli amministratori di confrontare le performance del proprio programma con quelle di organizzazioni comparabili, individuare aree di miglioramento e ricevere indicazioni sulle possibili azioni da intraprendere.
L’intelligenza artificiale può inoltre analizzare i documenti relativi alle policy aziendali e individuare eventuali differenze tra le regole definite dall’azienda e la configurazione effettiva dei sistemi. La disponibilità generale di questa funzionalità è prevista nel primo trimestre 2027.
L’AI applicata alla pianificazione dei meeting aziendali
L’intelligenza artificiale viene applicata anche alla pianificazione dei meeting aziendali. Attraverso Joule, l’assistente AI di SAP, il nuovo Meeting Planning Agent supporta gli organizzatori nella scelta della destinazione e può segnalare la presenza di grandi eventi che potrebbero incidere su prezzi e disponibilità. La funzionalità sarà disponibile per i clienti early adopter da settembre 2026, con disponibilità generale prevista nel quarto trimestre.
“Il vero salto di qualità dell’AI nel business non sarà determinato dal numero di attività che riusciremo ad automatizzare, ma dalla capacità di collegare automazione, dati e contesto”, conclude Andrea Piccinelli. “Nel travel & expense significa aiutare le persone a lavorare meglio, offrire ai team finance maggiore visibilità sulla spesa e consentire alle aziende di applicare le proprie policy in modo più coerente. È così che l’AI può diventare una leva concreta di efficienza, controllo e qualità delle decisioni”.
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