La crescente diffusione di strumenti digitali e piattaforme di intelligenza artificiale sta cambiando profondamente il modo in cui le aziende organizzano e gestiscono i viaggi di lavoro. Ma insieme a questa trasformazione emerge un fenomeno che le organizzazioni non possono più ignorare: lo shadow IT, cioè l’utilizzo spontaneo e spesso inconsapevole di software e applicazioni non autorizzate dai reparti IT.
Oggi, accanto allo shadow IT, si sta affermando una nuova e ancora più complessa frontiera: lo shadow AI. Non si tratta semplicemente di app utilizzate senza approvazione, ma di strumenti di intelligenza artificiale che si diffondono all’interno delle aziende al di fuori di qualsiasi perimetro di controllo. Un fenomeno relativamente recente, ma già molto diffuso e destinato a crescere rapidamente con l’accessibilità sempre maggiore delle tecnologie AI.
Secondo alcune stime di analisti di mercato come Gartner, oltre un terzo della spesa IT aziendale può avvenire al di fuori del controllo dei dipartimenti IT. Diverse ricerche indicano inoltre che più del 60% dei dipendenti utilizza applicazioni SaaS non approvate. Con la diffusione dell’intelligenza artificiale il fenomeno si sta ampliando ulteriormente: secondo WalkMe, il 78% dei lavoratori utilizza strumenti di AI non autorizzati sul posto di lavoro.
Nel settore del business travel, questo comportamento può avere conseguenze concrete. Quando i dipendenti prenotano voli o hotel al di fuori delle piattaforme aziendali ufficiali, le organizzazioni rischiano di perdere visibilità sulle spese, sulle policy di viaggio e sulla sicurezza dei dipendenti durante le trasferte.
“Lo shadow IT è spesso il sintomo di un problema di esperienza utente”, spiega Andrea Piccinelli, Head of SAP Concur Italy. “Se gli strumenti aziendali sono complessi o poco intuitivi, è naturale che i dipendenti cerchino alternative più semplici e familiari. Per questo è fondamentale offrire piattaforme di gestione dei viaggi e delle spese che siano non solo sicure e conformi alle policy aziendali, ma anche facili da utilizzare”.
Costi nascosti e rischi operativi
L’utilizzo di piattaforme non autorizzate per prenotare trasferte o gestire le spese può generare diverse criticità per le imprese. Quando le prenotazioni vengono effettuate al di fuori dei sistemi ufficiali, le aziende rischiano innanzitutto di perdere l’accesso a tariffe negoziate e sconti corporate, con un impatto diretto sui costi complessivi dei viaggi di lavoro.
Allo stesso tempo diventa più difficile individuare eventuali anomalie nelle richieste di rimborso, come ricevute duplicate o spese non conformi alle policy interne. Anche la gestione amministrativa può diventare più complessa: la frammentazione dei dati richiede infatti controlli manuali aggiuntivi e rende meno efficaci le attività di reporting e analisi.
Un altro tema riguarda la sicurezza, ilcosiddetto duty of care, ovvero la responsabilità delle aziende di monitorare e assistere i dipendenti durante le trasferte. Se un viaggio viene prenotato tramite canali esterni, i travel manager possono perdere visibilità sugli spostamenti dei collaboratori e incontrare difficoltà nel contattarli rapidamente in caso di emergenze o cambiamenti improvvisi dei piani di viaggio.
Il fenomeno si sta inoltre evolvendo con la diffusione di strumenti di intelligenza artificiale accessibili al pubblico. Sempre più dipendenti utilizzano applicazioni AI per confrontare offerte di viaggio, analizzare i costi o digitalizzare ricevute attraverso app esterne. Tuttavia, quando queste tecnologie non sono integrate nell’infrastruttura aziendale possono esporre dati sensibili – come itinerari, transazioni o informazioni personali – a piattaforme non controllate.
“L’intelligenza artificiale ha il potenziale per rendere i viaggi aziendali più efficienti e personalizzati”, aggiunge Piccinelli. “Ma è importante che venga adottata all’interno di strumenti governati dall’azienda, in modo da garantire sicurezza dei dati, conformità normativa e visibilità sui processi”.
Come affrontare il fenomeno
Per gestire il fenomeno dello shadow IT e dello shadow AI, sempre più organizzazioni stanno adottando un approccio integrato che coinvolge diversi dipartimenti aziendali, in particolare IT, HR e finance.
Accanto alla formazione dei dipendenti sui rischi legati alla sicurezza informatica e alla privacy, molte aziende stanno introducendo linee guida più chiare sull’utilizzo dell’intelligenza artificiale in ambito lavorativo. In parallelo, stanno analizzando gli strumenti che i team utilizzano informalmente, con l’obiettivo di comprendere meglio le loro esigenze operative e integrare le soluzioni più utili all’interno dei sistemi aziendali.
In questo contesto diventa fondamentale adottare piattaforme di gestione dei viaggi e delle spese moderne e intuitive, in grado di offrire un’esperienza utente simile a quella delle applicazioni consumer. Le soluzioni più avanzate integrano anche funzionalità di intelligenza artificiale che supportano i dipendenti nella pianificazione delle trasferte, aiutandoli a rispettare le policy aziendali e a gestire le spese in modo più semplice, trasparente e sicuro.
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