Dal 2026 le trasferte di lavoro entrano in una nuova fase: le regole sui rimborsi spese sono ormai a pieno regime e cambiano in modo concreto la gestione di viaggi, missioni e spostamenti professionali. La vera novità? Non basta più conservare scontrini e fatture. Conta anche – e soprattutto – come viene pagata la spesa.
A fissare il nuovo assetto fiscale è stata l’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, che chiarisce quando un rimborso resta escluso dal reddito e quando invece finisce tassato in busta paga. Un tema che riguarda una platea ampia di lavoratori dipendenti e percettori di redditi assimilati: commerciali, tecnici, manager, consulenti, ma anche chi effettua poche trasferte all’anno.
Trasferte fuori dal comune: tre modalità di rimborso
La disciplina distingue tra trasferte fuori e dentro il comune della sede di lavoro. Una differenza chiave, perché da qui dipende il trattamento fiscale.
Per le trasferte fuori comune restano tre sistemi alternativi, da applicare all’intero periodo della missione:
1. Rimborso forfettario
Prevede un’indennità giornaliera fissa, al netto delle spese di viaggio e trasporto documentate.
Nel 2026 i limiti di non imponibilità restano:
46,48 euro al giorno per trasferte in Italia
77,47 euro al giorno per trasferte all’estero
Le spese di viaggio e trasporto documentate non fanno reddito. Attenzione però: se oltre all’indennità si rimborsano altre spese (diverse da viaggio e trasporto), queste diventano imponibili.
2. Rimborso misto
Combina indennità e rimborso di vitto e/o alloggio. In questo caso la franchigia dell’indennità si riduce:
di un terzo se si rimborsa vitto oppure alloggio
di due terzi se si rimborsano entrambi
I rimborsi documentati di viaggio e trasporto restano esenti. Altri rimborsi aggiuntivi sono tassati.
3. Rimborso analitico
È il sistema più “trasparente”: il dipendente presenta documentazione idonea per vitto, alloggio, viaggio (anche con indennità chilometrica) e trasporto. Se correttamente documentati, questi rimborsi non concorrono a formare reddito.
Per le spese minori (lavanderia, mance, telefono), anche non documentabili, vale un tetto giornaliero di:
15,49 euro in Italia
25,82 euro all’estero
Oltre questi limiti, la parte eccedente diventa imponibile.
Trasferte dentro il comune: la novità “salva-rimborsi”
La vera svolta riguarda le trasferte intra-comunali. In passato quasi tutto era tassabile, salvo i trasporti documentati dal vettore.
Dal 1° gennaio 2025 – e quindi a regime nel 2026 – i rimborsi di viaggio e trasporto effettuati all’interno del comune non concorrono al reddito se comprovati e documentati, senza più l’obbligo del documento proveniente dal vettore.
Questo significa che:
- il rimborso chilometrico per uso dell’auto propria non è tassato, se calcolato secondo le tabelle ACI e adeguatamente documentato;
- pedaggi e parcheggi non fanno reddito se il documento identifica in modo certo il veicolo e la sosta.
Un cambiamento importante per tecnici, manutentori, consulenti e figure operative che si muovono quotidianamente all’interno della stessa città.
Tracciabilità: quando è obbligatoria (e quando no)
Il punto più delicato resta la tracciabilità dei pagamenti.
Per mantenere l’esenzione fiscale, devono essere pagate con strumenti tracciabili le spese sostenute in Italia per: vitto, alloggio, taxi e noleggio con conducente, imposta di soggiorno
Se queste spese vengono pagate in contanti, il rimborso può diventare imponibile.
Diverso il discorso per treni, aerei, navi e autobus di linea (esenti a prescindere dalla modalità di pagamento) e l’indennità chilometriche per uso del mezzo proprio.
Un chiarimento importante: l’obbligo di tracciabilità riguarda solo le spese sostenute in Italia. In caso di trasferte all’estero, l’esenzione non decade automaticamente se il pagamento non è tracciabile.
Quali documenti conservare
Per evitare che un rimborso venga tassato, è fondamentale conservare:
- ricevute di carte di credito o debito
- bonifici
- bollettini postali
- ricevute PagoPA
- conferme di pagamento tramite app
Sono ammessi anche strumenti digitali come PayPal, Satispay e perfino criptovalute, purché sia possibile dimostrare la transazione e collegarla al documento fiscale.
L’estratto conto può essere utilizzato come prova residuale. In ogni caso, per tutela della privacy, il lavoratore deve fornire al datore di lavoro solo le informazioni necessarie, oscurando dati non pertinenti.
Cosa devono fare le aziende
Le nuove regole impongono alle imprese di:
- aggiornare i regolamenti interni sulle trasferte;
- definire procedure chiare per autorizzazioni e rendicontazioni;
- formare i dipendenti sulle modalità corrette di pagamento;
- organizzare una conservazione documentale rigorosa.
L’obiettivo è rendere i rimborsi più trasparenti e facilmente verificabili in caso di controlli fiscali.
La sintesi: meno contante, più controlli
La riforma punta a ridurre l’uso del contante e rafforzare la tracciabilità. Per i dipendenti significa maggiore attenzione alle modalità di pagamento; per le aziende, un salto di qualità nella gestione amministrativa.
Un dettaglio può fare la differenza tra rimborso esente e somma tassata. E in un contesto di costi in crescita per viaggi, hotel e mobilità, evitare errori può tradursi in un impatto diretto sulla busta paga.
Nel 2026 la parola d’ordine è una sola: tracciabilità.
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