I rimborsi delle spese sostenute dai dipendenti in occasione di trasferte e missioni non concorrono alla formazione del reddito imponibile. È questo il principale chiarimento contenuto nella circolare n. 15/E dell’Agenzia delle Entrate, che fornisce le istruzioni operative sulle novità introdotte dalla legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024) in materia di trattamento fiscale delle indennità di trasferta e missione per lavoratori dipendenti, autonomi e imprese.
La disciplina, precisa il Fisco, si applica non solo ai rimborsi erogati nel corso del 2025, ma anche a quelli riferiti a spese sostenute nel periodo d’imposta precedente. Un’interpretazione, dunque, sempre più orientata alla semplificazione e alla certezza del diritto.
Rimborsi esclusi dal reddito imponibile
Tra le principali novità figura l’eliminazione, per le trasferte effettuate all’interno del territorio comunale, del riferimento obbligatorio ai documenti provenienti dal vettore. Di conseguenza, i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente, purché le spese risultino “comprovate e documentate”, anche attraverso modalità alternative rispetto ai titoli di viaggio tradizionali.
In questo contesto rientra anche il rimborso chilometrico riconosciuto al dipendente per l’utilizzo del mezzo privato, calcolato sulla base delle tabelle ACI. Il chiarimento dell’Agenzia stabilisce che questi rimborsi restano esclusi dal reddito imponibile anche quando la trasferta avviene all’interno del comune di lavoro.
Auto privata, pedaggi e parcheggi: cosa non viene tassato
La circolare conferma che non concorrono al reddito imponibile:
- i rimborsi chilometrici per l’uso dell’auto privata, determinati secondo le tabelle ACI;
- i rimborsi delle spese di pedaggio autostradale, se documentate;
- i rimborsi delle spese di parcheggio sostenute durante le trasferte o missioni.
Si tratta di un chiarimento atteso, che mette fine a interpretazioni non uniformi emerse negli ultimi anni, soprattutto per le trasferte in ambito comunale.
Tracciabilità delle spese: le nuove regole valide da gennaio 2025
Ampio spazio è dedicato anche al tema della tracciabilità dei pagamenti, alla luce delle modifiche introdotte dalla legge di Bilancio 2025 e dal decreto fiscale n. 84/2025. Dal 1° gennaio 2025, i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante taxi e NCC non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenuti con strumenti di pagamento tracciabili.
L’obbligo di tracciabilità:
- si applica sia alle trasferte all’interno del comune sia a quelle fuori dal territorio comunale;
- riguarda anche i servizi di trasporto intermediati da piattaforme di mobilità digitale.
Restano invece escluse dall’obbligo di tracciabilità le spese di viaggio e trasporto effettuate con mezzi diversi da taxi e NCC – come autobus, treni, aerei e navi – così come i rimborsi erogati sotto forma di indennità chilometrica.
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