Le piccole e medie imprese (PMI) affrontano quotidianamente la sfida di gestire le note spese in modo efficiente, rispettando le normative fiscali e ottimizzando i processi interni. Tradizionalmente, questo compito comporta l’uso di fogli Excel, archiviazione cartacea e numerosi passaggi manuali, aumentando il rischio di errori e ritardi. In questo contesto, ZTravel Smart di Zucchetti emerge come una soluzione innovativa, completamente digitale, progettata per semplificare e automatizzare la gestione delle note spese nelle PMI.
Cos’è ZTravel Smart?
ZTravel Smart è un software cloud-based sviluppato da Zucchetti, leader italiano nel settore delle soluzioni gestionali. Pensato per le PMI, offre una gestione delle note spese completamente digitale, eliminando la necessità di fogli Excel e archiviazione cartacea. La piattaforma consente di registrare, approvare e riconciliare automaticamente le spese aziendali, garantendo un processo snello, sicuro e conforme alle normative fiscali italiane.
Funzionalità principali di ZTravel Smart
1. Registrazione automatica delle spese
Grazie alla tecnologia OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri), gli utenti possono scattare una foto agli scontrini, e il sistema compila automaticamente la nota spese con i dati rilevanti. L’integrazione con Google Maps calcola automaticamente i rimborsi chilometrici, semplificando ulteriormente il processo.
2. Gestione carte aziendali integrata
ZTravel Smart permette di attivare e gestire le carte aziendali direttamente dalla piattaforma. Ogni transazione effettuata viene automaticamente riconciliata con la nota spese corrispondente, riducendo al minimo gli errori e il lavoro manuale.
3. Controllo delle policy aziendali
Il sistema consente di impostare regole e limiti di spesa una sola volta, applicandole automaticamente a tutte le note spese. Questo aiuta a evitare eccezioni non conformi e velocizza il processo di verifica.
4. Monitoraggio in tempo reale
La dashboard di ZTravel Smart offre report dettagliati e aggiornati in tempo reale, permettendo un monitoraggio immediato delle spese per categoria o periodo. Questo facilita decisioni rapide e consapevoli.
5. Conservazione digitale a norma
Integrato con il sistema di Conservazione Digitale Zucchetti, ZTravel Smart archivia i documenti in formato digitale, garantendo la conformità alle normative fiscali italiane e riducendo l’uso della carta.
Vantaggi per le PMI
- Digitalizzazione completa: Eliminazione di fogli Excel e documentazione cartacea, con un processo completamente paperless.
- Semplicità d’uso: Interfaccia intuitiva che consente una gestione autonoma, senza necessità di formazione complessa.
- Accessibilità: Disponibile sia su desktop che su dispositivi mobili, garantendo flessibilità e accesso ovunque.
- Sicurezza e conformità: Archiviazione sicura dei dati e conformità alle normative fiscali italiane.
- Scalabilità: Possibilità di passare dalla versione gratuita (Personal) a quella avanzata (Professional) man mano che le esigenze aziendali crescono.
Inoltre l’app mobile consente ai dipendenti di rimanere sempre connessi e di ricevere aggiornamenti in tempo reale, indipendentemente dal paese in cui si trovano. La tecnologia OCR permette di inserire le note spese semplicemente scattando una foto a ricevute e scontrini, riducendo gli errori e semplificando la rendicontazione.
In pratica grazie alle funzionalità avanzate, un’interfaccia user-friendly e la conformità alle normative fiscali, si tratta di uno strumento molto efficace per ottimizzare i processi aziendali e migliorare l’efficienza operativa.
***
CONTINUA A LEGGERE SU BUSINESSMOBILITY.TRAVEL
Per non perderti davvero nulla seguici anche su LinkedIn, Instagram e TikTok
