Nel 2025 c’è una voce che ha davvero scardinato i budget delle trasferte di lavoro è quella su cui i travel manager hanno il minor margine di trattativa. Vuoi scoprire quale?
Proviamo a fare i conti veri, tratta per tratta, per una trasferta tipo di due giorni e una notte verso le tre piazze più battute dal business travel domestico: Milano, Roma e Torino.
Il treno resta la spina dorsale della trasferta italiana
Sulla Milano-Roma, la tratta più trafficata d’Italia con circa 32 collegamenti al giorno tra Frecciarossa, Italo, Frecciabianca e Intercity, il ventaglio tariffario è amplissimo. Chi prenota con largo anticipo trova soluzioni Standard anche sotto i 30-40 euro a tratta, ma il prezzo che interessa a chi viaggia per lavoro, spesso con margini di preavviso ridotti e necessità di flessibilità, è un altro: la tariffa Business di Frecciarossa, pensata apposta per chi si sposta per motivi professionali, si attesta sui 119 euro a tratta, per un andata e ritorno che sfiora i 240 euro. Il prezzo medio dell’intera tratta, considerando tutte le classi e le tariffe, si aggira invece intorno agli 80 euro a viaggio.
Sulla Torino-Milano il quadro cambia radicalmente. Sono 128 chilometri che l’Alta Velocità copre in circa 45 minuti nei collegamenti più rapidi, con una media intorno all’ora e una trentina di corse quotidiane tra Frecciarossa, Italo, Trenitalia e TGV. I biglietti partono da circa 9-12 euro a tratta nelle tariffe più economiche e il prezzo medio si colloca intorno ai 21 euro, mentre chi opta per gli ambienti Business o Prima paga sensibilmente di più ma resta comunque su ordini di grandezza lontanissimi dalla dorsale Milano-Roma. Per chi ha un appuntamento nel primo pomeriggio, l’andata e ritorno in giornata è una possibilità concreta: Trenitalia sconta del 40% i viaggi A/R effettuati nella stessa giornata dalla domenica al venerdì, e Italo applica riduzioni fino al 50% sulla stessa logica. In molti casi, su questa tratta, la trasferta di due giorni con pernottamento è una scelta organizzativa più che una necessità logistica.
È bene ricordare che dal punto di vista fiscale le spese di viaggio e trasporto restano interamente deducibili per l’azienda, senza il tetto giornaliero che invece si applica a vitto e alloggio, a patto che siano documentate e sostenute con strumenti di pagamento tracciabili.
È bene ricordare che dal punto di vista fiscale le spese di viaggio e trasporto restano interamente deducibili per l’azienda, senza il tetto giornaliero che invece si applica a vitto e alloggio, a patto che siano documentate e sostenute con strumenti di pagamento tracciabili.
L’aereo, l’eccezione che regge solo su alcune tratte
Per la Milano-Roma il volo continua a competere sui tempi complessivi (check-in, sicurezza, trasferimento città-aeroporto) più che sul prezzo del solo biglietto, che in bassa stagione e con anticipo può scendere sotto i 100 euro andata e ritorno ma che nelle fasce orarie di punta, quelle richieste da chi ha un appuntamento alle 9 del mattino, sale rapidamente.
Su Torino l’opzione aerea perde gran parte della sua ragion d’essere: il collegamento ferroviario diretto con Milano e la rete Alta Velocità la rendono, nella maggior parte dei casi, la scelta più razionale sia in termini di costo sia di tempo porta a porta.
L’hotel è la voce che ha stravolto i conti
Se c’è un capitolo che nell’ultimo anno ha cambiato volto alla trasferta di lavoro, è quello alberghiero. Secondo l’Italian Hotel Monitor elaborato da Trademark Italia, nel secondo trimestre 2026 il prezzo medio camera (ADR) ha toccato i 228,94 euro a Milano e i 214,37 euro a Roma, città ormai stabilmente sopra la soglia psicologica dei 200 euro a notte, trainate dal boom della domanda internazionale e da un’offerta alberghiera sempre più segmentata verso l’alto. Il quadro nazionale conferma il trend: l’Osservatorio Business Travel dell’Università di Bologna, presentato al Travel Innovation Day del Politecnico di Milano, registra per il 2025 un calo del 2% nel numero di trasferte ma un aumento del 2,9% della spesa alberghiera, segno che le aziende viaggiano meno ma pagano di più.
Torino racconta una storia diversa: secondo il monitoraggio realizzato dalla Camera di Commercio di Torino sulla piattaforma STR-Costar, nel 2025 l’ADR cittadino si è fermato a 121,35 euro, in crescita del 4,4% ma su una base di partenza molto più contenuta rispetto al capoluogo lombardo. Un approfondimento sulla segmentazione del mercato alberghiero italiano è disponibile su BusinessMobility.Travel.
Pasti e trasferimenti locali: le spese “silenziose”
Sono le voci che pesano meno sulla singola trasferta ma che, moltiplicate per decine di viaggi l’anno, incidono parecchio sul budget aggregato. Sul fronte fiscale, il rimborso analitico di vitto e alloggio resta deducibile per l’azienda entro 180,76 euro al giorno per le trasferte in Italia, mentre per il dipendente le spese minori non documentate (lavanderia, mance, piccoli extra) sono esenti entro 15,49 euro al giorno se si rimborsano analiticamente sia vitto sia alloggio, soglia che sale a 30,99 euro se il rimborso analitico riguarda una sola delle due voci.
Chi opta invece per la diaria forfettaria può contare su un’esenzione piena di 46,48 euro al giorno per l’Italia. Sul piano pratico, un pranzo di lavoro o una cena in una città come Milano o Roma raramente scende sotto i 25-35 euro a persona nei locali frequentati da chi viaggia per business, mentre a Torino il costo medio resta più contenuto. A questo si sommano i trasferimenti interni: taxi o NCC dall’aeroporto o dalla stazione, spostamenti urbani, parcheggi, che su Milano e Roma tendono a costare sensibilmente di più che a Torino, città più ‘compatta’ e meglio servita nel raggio centro-periferia.
Il conto finale: due giorni a Milano, Roma e Torino a confronto
Mettendo insieme le voci principali per una trasferta tipo di due giorni e una notte, tariffa ferroviaria Business, una notte in hotel 4 stelle, due giorni di pasti rimborsati analiticamente e i trasferimenti locali, il quadro che emerge è il seguente:
| Voce di spesa | Milano | Roma | Torino |
| Treno A/R (tariffa Business AV) | ≈ 238 € | ≈ 238 € | ≈ 160 € |
| Hotel, 1 notte (ADR medio 4 stelle) | ≈ 229 € | ≈ 214 € | ≈ 121 € |
| Pasti, 2 giorni (rimborso analitico medio) | ≈ 90-110 € | ≈ 90-110 € | ≈ 80-100 € |
| Trasferimenti locali (taxi/NCC/mezzi pubblici) | ≈ 35-45 € | ≈ 35-45 € | ≈ 20-30 € |
| Totale indicativo trasferta 2 giorni/1 notte | ≈ 610-620 € | ≈ 590-600 € | ≈ 400-420 € |
Il divario tra Torino e le altre due città non nasce dal treno, che pure incide, ma soprattutto dalla componente alberghiera: un ADR che a Milano è quasi il doppio di quello torinese basta da solo a spiegare gran parte della differenza sul totale della trasferta.
Le regole fiscali che decidono chi paga cosa
Al netto dei numeri di mercato, il costo che un’azienda percepisce come “reale“ dipende anche dal sistema di rimborso adottato. Con il rimborso analitico puro, ogni spesa documentata di vitto, alloggio e trasporto è deducibile senza il tetto della diaria, ma soggetta ai limiti dell’articolo 95 del TUIR (180,76 euro al giorno in Italia per vitto e alloggio). Con la diaria forfettaria, l’azienda eroga una cifra fissa giornaliera, semplice da amministrare ma interamente deducibile solo fino a un certo importo dal punto di vista dell’esenzione per il dipendente. Dal 2025, inoltre, la deducibilità delle spese di vitto, alloggio e trasporto sostenute in Italia è subordinata all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili, una novità che ha già cambiato le abitudini di prenotazione di molti travel manager. Per un quadro completo su indennità, rimborsi e tabelle ACI aggiornate al 2026, la guida di riferimento la trovi qui.
Il risultato, in ogni caso, è chiaro: nel 2026 una trasferta di due giorni in una grande città italiana costa mediamente tra i 400 e i 620 euro a persona, con l’hotel come voce ormai determinante nel definire il differenziale tra una destinazione e l’altra.
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