Chi gestisce le trasferte in azienda sa che il treno non si valuta solo sul prezzo del biglietto. Contano la facilità di acquisto, il controllo della spesa, la gestione delle fatture e la possibilità di cambiare un viaggio all’ultimo minuto. Su questi aspetti Trenitalia ha costruito Trenitalia for Business, il programma dedicato alle aziende e ai titolari di partita IVA che scelgono Le Frecce per i loro spostamenti di lavoro.
Cosa include il programma e come si accede
L’iscrizione è gratuita e si fa online. Una volta creato l’account business, si accede alle offerte dedicate dal sito e dall’App Trenitalia, con le stesse credenziali. Tra i vantaggi in evidenza c’è lo sconto extra del 20% nei primi 30 giorni dall’iscrizione. Per le nuove iscrizioni online, la promozione si attiva scegliendo l’offerta “20% OFF CORPORATE” nell’area riservata del sito e dell’App e non è cumulabile con altre promozioni.
Il programma prevede poi il Carnet Aziende, che è non nominativo, bidirezionale e valido tutti i giorni. Può quindi essere usato da persone diverse nel corso del tempo, una comodità per le realtà in cui le trasferte non sono sempre legate agli stessi dipendenti. Chi acquista le offerte Corporate può inoltre ottenere fino al 20% in più di punti CartaFreccia, utili per raggiungere gli status Argento, Oro e Platino.
Le differenze tra PMI e grandi aziende
Il programma si divide in due percorsi, pensati per esigenze diverse.
| Partite IVA e PMI | Grandi aziende | |
| Offerta | Sconti e vantaggi sull’account business | Offerta Corporate tailor made, calibrata sui volumi di spesa |
| Fatturazione | Fattura riepilogativa mensile o su richiesta | Pagamenti contestuali o differiti, in base ai volumi di spesa |
| Acquisti | Online, da sito e App | In autonomia o tramite l’agenzia partner Trenitalia |
| Servizi | Call center gratuito dedicato | Referente commerciale dedicato, reportistica e analisi delle spese, welfare per i dipendenti |
| Settore MICE | Non previsto | Accordo dedicato con incentivi sui volumi |
Per le grandi aziende, quindi, il programma non si limita allo sconto. Con la reportistica dei viaggi e l’analisi delle spese, il travel manager può monitorare i costi, mentre il referente commerciale dedicato mette a disposizione un interlocutore diretto per negoziare condizioni su misura. Chi opera nel settore degli eventi trova un accordo specifico per le aziende MICE.
Fatturazione e gestione degli acquisti
Per chi tiene d’occhio l’amministrazione, il dettaglio più utile è la fatturazione. In fase di adesione si può scegliere tra la fattura mensile, che raccoglie tutti i biglietti acquistati nel mese e arriva nel cassetto fiscale o via PEC, e la fattura a richiesta, da selezionare acquisto per acquisto. Per i casi particolari, come lo split payment o la dichiarazione di intento, l’adesione si finalizza passando dal call center dedicato.
L’account business consente anche di impostare campi aggiuntivi da compilare in fase di acquisto, come il motivo del viaggio, il centro di costo o la commessa. L’amministratore può creare più utenze abilitate agli acquisti e disattivarle quando serve.
Ogni utente può modificare solo i biglietti che ha acquistato, ma con la funzione “Superuser” si può abilitare una persona a cambiare data e ora dei biglietti con offerta Corporate acquistati dagli altri. L’annullamento di un biglietto è possibile solo dall’account business, entro 30 minuti dall’emissione, con riaccredito automatico sul metodo di pagamento usato.
Ritardi e assistenza
Se il treno arriva con più di 59 minuti di ritardo, spetta un’indennità pari al 25% del prezzo del biglietto per un ritardo tra 60 e 119 minuti e al 50% per un ritardo di almeno 120 minuti. La richiesta si fa dall’area riservata aziendale, con la funzione “Verifica Indennizzo”, entro 12 mesi dall’arrivo del treno. Per chi usa il Carnet Aziende, l’indennità si calcola sui ritardi dei singoli viaggi, e la richiesta parte dall’ultima prenotazione del carnet.
L’assistenza passa dal call center gratuito dedicato alle aziende, al numero verde 800 18 60 19, attivo tutti i giorni dalle 7 alle 20, oltre a una chat riservata ai clienti Trenitalia for Business.
Perché interessa a chi gestisce le trasferte
Per un travel manager, il valore del programma sta nella possibilità di tenere insieme risparmio, controllo e semplicità operativa. Le fatture sono gestibili, le spese si possono classificare per centro di costo e i viaggi sono modificabili. A questo si aggiunge un canale diretto con Trenitalia, per le PMI tramite call center e per le grandi aziende tramite referente commerciale. Con l’aumento dell’attenzione delle aziende alla sostenibilità delle trasferte, la scelta del treno su tratte come la Milano-Roma o la Roma-Napoli trova così anche strumenti di gestione pensati per i volumi del business travel.
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