Amex e Microsoft insieme per il business travel

American Express ha deciso di espandere la sua relazione decennale con Microsoft attraverso lo sviluppo di una suite informatica basata sulle tecnologie di Microsoft Cloud e di intelligenza artificiale per facilitare i dipendenti e le aziende impegnati nei viaggi aziendali.

Il risultato di questa rinnovata partnership è una soluzione in grado di migliorare il processo di gestione delle entrate e delle uscite, intervenendo su alcuni dei punti deboli che i business traveller e i responsabili delle spese devono affrontare. Che, speriamo, di vedere presto anche in Italia.

Utilizzando le risorse dell’AI e il suo apprendimento automatico, la soluzione il software sviluppato da Microsoft sarà in grado di semplificare e automatizzare la rendicontazione e le spese fatte dai dipendenti in trasferta di lavoro, migliorando la precisione e correttezza dei dati di bilancio e semplificando allo stesso tempo il lavoro per la contabilità aziendale.

“Le tecnologie avanzate come l’intelligenza artificiale di Microsoft Azure e l’apprendimento automatico – ha dichiarato Bill Borden, corporate vice President dei Worldwide Financial Services di Microsoft – offrono nuove e potenti opportunità per re-immaginare i dispendiosi processi di rendicontazione manuale. Non vediamo l’ora di collaborare con American Express per semplificare la gestione delle spese e fornire funzionalità digitali intelligenti per migliorare la vita dei viaggiatori d’affari e dei dipendenti”.

Come funziona?

Ecco come funzionerà la soluzione proposta da Microsoft. Ogni volta che un lavoratore in viaggio d’affari “striscerà” la propria carta aziendale American Express, gli verrà chiesto di caricare l’immagine della ricevuta di pagamento.

L’intelligenza artificiale sviluppata dall’azienda di Albuquerque, classificherà la transazione appena eseguita, assegnandole un punteggio di rischio in base ai dettagli della ricevuta, alla politica di viaggio e spese T&E dell’azienda oltre che alla cronologia degli acquisti e dei pagamenti del viaggiatore sulla sua carta aziendale American Express.

Il risk score è codificato come verde (consigliato per l’approvazione automatica), giallo (richiede un’altra occhiata) o rosso (non consigliato per l’approvazione) a seconda di fattori come la spending policy dell’azienda, la coerenza con i modelli di spesa esistenti e molti altri fattori.

Le informazioni ottenute verranno quindi trasmesse a un sistema di gestione delle spese insieme ai dettagli della ricevuta per generare automaticamente dei report e aiutare i manager e i revisori dei conti nel processo decisionale.

Attraverso l’apprendimento automatico, questa soluzione diventerà più intelligente col passare tempo, adattando i suoi algoritmi in base ai modelli imposti dall’azienda.

Tutto questo aumentando gradualmente la sua capacità di massimizzare l’approvazione automatica delle spese con tassi di errore sempre più piccoli.

Una questione di percentuali

Una partnership, quella ulteriormente stretta tra Amex e Microsoft, che giunge dopo la pubblicazione dei risultati dell’American Express Expense Management Trendex1.

Stando alla ricerca compiuta dalla stessa società americana e che ha coinvolto diversi business traveller e responsabili e addetti alla contabilità, “il processo di gestione delle spese di viaggio è un vero e proprio tasto dolente che deve essere aggiornato“.

Quattro viaggiatori d’affari su dieci hanno affermato che preferirebbero le riunioni settimanali ogni lunedì alle 8:00 (40%), il loro volo in ritardo di un’ora (40%) o un’intera giornata di virtual meeting (40%), piuttosto che dover compilare le loro note spese.

Il 59% dei contabili specializzati nelle business travel expense, ha affermato che attualmente non dispone di un sistema di gestione delle note spese completamente autonomo. Gli stessi intervistati hanno sottolineato che il più grande vantaggio di avere una maggiore automazione sarebbe il netto risparmio di tempo.

Il 94% di tutti i travel expense processor ritiene necessaria una maggiore innovazione all’interno del proprio comparto, segnalando la necessità di soluzioni più “automatiche” rispetto a quelle attualmente in loro possesso.

Altri risultati chiave del Trendex compiuto da American Express includono:

La maggioranza (73%) dei viaggiatori d’affari concorda sul fatto che le trasferte sarebbero meno stressanti se la gestione delle spese fosse meno complicata;
Più della metà (52%) dei dipendenti intervistati e oltre un terzo (35%) dei “revisori di viaggio” descrivono in maniera negativa l’attuale processo di gestione delle spese del loro datore di lavoro;
I business travelers dicono che la nota dolente più comune (54%) associato alle note spese è l’archiviazione e il controllo delle ricevute;
I maggiori responsabili del malfunzionamento delle spese di viaggio sono i dipendenti che mancano alle scadenze di presentazione (50%) e garantiscono che le spese siano conformi alla politica di viaggio aziendale (49%);
Il 60% dei viaggiatori d’affari è d’accordo che la loro parte meno preferita dei viaggi d’affari sono la compilazione e il report delle proprie spese;
La maggior parte dei dipendenti (76%) dedica almeno 30 minuti alle proprie note mensili sulle spese di viaggio e, in media, due terzi (65%) dei travel expense processors spendono almeno un’ora per rivedere una nota spese mensile, segnalando la necessità di soluzioni efficienti di gestione del tempo;
Tra i revisori delle spese di viaggio che attualmente non hanno sistemi completamente automatizzati, il 95% vorrebbero averne uno.

Le nuove soluzioni che American Express sta cercando di mettere in campo con l’aiuto di Microsoft fanno parte del lavoro che la società statunitense sta compiendo per ridefinire l’esperienza dei pagamenti end-to-end a livello globale, sia per i viaggiatori che per le aziende.

American Express e Microsoft per guidare l’innovazione nei viaggi d’affari

Come funziona?

Una questione di percentuali