Nelle aziende la gestione dei viaggi di lavoro e quella degli eventi fanno spesso capo a funzioni, budget e fornitori differenti. Ma è ancora così, o sta crescendo un approccio più integrato? Per capire se business travel e MICE dialoghino davvero tra loro o continuino a operare separatamente, abbiamo chiesto il punto di vista di tre professionisti che ogni giorno si occupano di trasferte, meeting e convention: Elisabetta Gibertoni, Global Travel & Events Sr Manager di LivaNova, Lucia Pietrantoni, Global Events & Travel Manager Gi Group, e Rosane Vieira, Corporate Travel Management di D’Orbit.
Ne emergono tre modelli organizzativi molto diversi, accomunati da una convinzione: travel ed eventi sono due mondi che hanno tutto da guadagnare dal parlarsi di più.
Funzioni distinte, ma strettamente collegate
Il quadro più diffuso è quello di due team separati che lavorano in sintonia. In LivaNova, racconta Elisabetta Gibertoni, “business travel ed eventi sono gestiti da funzioni distinte ma strettamente collegate“: il programma di travel management è affidato centralmente al Travel Manager, mentre la pianificazione e l’esecuzione operativa di meeting ed eventi spettano a Event Planner dedicati. Una suddivisione che, spiega, “consente di mantenere competenze specialistiche nelle rispettive aree“.
Un’impostazione simile è quella di Rosane Viera, per cui “travel ed eventi sono due ambiti distinti ma sempre più interconnessi. Pur facendo spesso capo a funzioni diverse, condividono processi, obiettivi e richiedono una collaborazione costante”. Nella sua realtà le trasferte e gli eventi non appartengono allo stesso team, ma lavorano ogni giorno a stretto contatto: quando un’iniziativa coinvolge colleghi di sedi diverse, il travel entra in gioco con voli, hotel, trasferimenti e supporto ai viaggiatori, mentre per gli eventi più strutturati è il team Communication a occuparsi dell’organizzazione complessiva, dalla scelta delle location al catering, fino al coordinamento dei partner specializzati.
Dall’altra parte si colloca il modello di Lucia Pietrantoni, dove le due anime convivono in un’unica funzione centralizzata. “L’organizzazione opera secondo la logica di una vera e propria agenzia in-house“, spiega, in grado di gestire in autonomia l’intero ciclo di vita del progetto: dall’ideazione strategica e creativa alla biglietteria e alla logistica, fino alla presenza operativa e al coordinamento sul campo. Un assetto che, sottolinea, elimina i costi di intermediazione delle agenzie esterne e garantisce un presidio totale della qualità.
Budget e fornitori: ognuno con la sua strada
Sul fronte della spesa i tre modelli convergono: una gestione unificata dei budget, per ora, non c’è. Gibertoni conferma che “quelli dei viaggi e quelli degli eventi vengono monitorati separatamente, in quanto rispondono a finalità e centri di costo differenti”. Lo stesso accade nell’organizzazione di Pietrantoni, dove i budget del business travel e dei MICE restano chiaramente distinti, anche quando l’evento incorpora trasferte operative. Una scelta che, spiega, garantisce un controllo analitico del ROI sia per la mobilità individuale, frequente e ricorrente, sia per gli eventi speciali con tariffe gruppo, mantenendo la flessibilità contabile necessaria alle diverse linee di business.
Per Viera il passo è ancora più netto: “oggi non disponiamo di un budget travel centralizzato“. Le spese di viaggio sono allocate ai singoli dipartimenti e centri di costo, e lo stesso vale per fiere e conferenze, mentre gli eventi organizzati dal team Communication hanno budget dedicati. Lo storico della spesa travel resta in ogni caso un punto di riferimento importante nella pianificazione annuale.
Anche sui fornitori i modelli si differenziano. LivaNova, racconta Gibertoni, si affida “a un’unica Travel Management Company a livello globale per il business travel, mentre per gli eventi collaboriamo con una rete di Destination Management Company e partner selezionati in base alle diverse aree geografiche“, supportati da accordi negoziati. Viera lavora principalmente con la propria TMC e il relativo self-booking tool e, per i gruppi numerosi o le iniziative più complesse, si rivolge direttamente al team MICE della stessa TMC per individuare le soluzioni più adatte e ottenere le migliori condizioni, affidandosi a partner specializzati per location e catering.
Il team di Pietrantoni, invece, fa da sé: “Non ci limitiamo al coordinamento, ma svolgiamo direttamente l’operatività di prenotazione, negoziazione e gestione del fornitore“. Con un vantaggio che, afferma, si misura subito sul conto economico: “L’assenza di intermediazione genera un risparmio economico diretto e significativo per l’azienda, annullando le commissioni d’agenzia tradizionali“.
Strumenti integrati, processi condivisi
È sul piano della tecnologia che l’integrazione appare più avanzata. “Utilizziamo strumenti integrati per prenotazioni, pagamenti, reportistica e controllo della spesa“, sottolinea Gibertoni, “che permettono una visione trasversale dei dati e una capacità di analisi“, pur con budget separati.
Pietrantoni descrive la convergenza tra piattaforme tecnologiche dedicate al travel e il sistema ERP aziendale, che supporta amministrazione e rendiconti MICE. Il team cura l’intero workflow, dalla richiesta di pagamento e dalla fatturazione fino alla rendicontazione a consuntivo, assicurando accuratezza amministrativa e compliance e sgravando gli altri reparti dalle complessità burocratiche.
Nell’esperienza di Viera le prenotazioni passano dal self-booking tool, con una dashboard per monitorare costi e attività, mentre rendicontazione e note spese sono gestite su una piattaforma del team Finance. “Sebbene i sistemi siano distinti, il processo è ben integrato e consente un monitoraggio efficace e una buona visibilità complessiva“, osserva.
Coordinare, non necessariamente unificare
Quanto al futuro, la direzione indicata è comune: più dialogo tra travel ed eventi. Per Gibertoni un maggiore coordinamento può generare benefici concreti, dalla visibilità sulla spesa complessiva alla gestione dei partecipanti, dalla compliance alle policy aziendali a processi più efficienti e nuove opportunità di ottimizzazione dei costi e delle relazioni con i fornitori. Senza però cercare per forza una fusione: “L’obiettivo non è necessariamente quello di unificare le funzioni, bensì di garantire un approccio coordinato che valorizzi le competenze specifiche di entrambe“.
Pietrantoni porta l’attenzione sul valore, spesso sottovalutato, di questi team. Travel ed eventi vengono percepiti come aree di servizio e supporto logistico, ma il know-how e la dedizione di un team interno, afferma, “incidono profondamente sulla cura delle persone, sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla retention aziendale”. Il fattore di successo, aggiunge, è “il perfetto coordinamento e lo spirito di squadra“, insieme alla polivalenza delle risorse, che permette di assorbire i picchi di lavoro con flessibilità e supporto incrociato tra MICE e travel. Per sostenere volumi in costante crescita, il passo naturale è “investire sul rafforzamento dell’organico e sulla valorizzazione professionale delle competenze esistenti“.
Viera vede ancora ampi margini di integrazione: una maggiore sinergia darebbe una visione più completa delle iniziative e una pianificazione più efficace di trasporti, ospitalità, location e servizi collegati. Perché, ricorda, “organizzare un evento non significa solo definire il programma o scegliere la location, ma anche gestire spostamenti e pernottamenti dei partecipanti. E in fondo, quando si organizza un evento, l’esperienza delle persone inizia dal momento della partenza e non soltanto una volta arrivati in location”.
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