Le carte virtuali hanno semplificato la gestione dei pagamenti alberghieri per le aziende, ma non sempre hanno migliorato l’esperienza dei viaggiatori. Con l’obiettivo di colmare questo divario, S4BT – Solutions for Business Travel introduce un Wallet mobile che permette di utilizzare direttamente dallo smartphone le carte virtuali associate alle prenotazioni alberghiere.
La soluzione, sviluppata da Trevium, brand fintech di S4BT, in partnership con Pliant, piattaforma specializzata nei pagamenti B2B, è disponibile a livello globale per i clienti S4BT che utilizzano carte virtuali emesse da Pliant. L’obiettivo è rendere più semplice il pagamento in hotel, senza intervenire sui processi aziendali già consolidati per autorizzazioni, gestione delle transazioni e riconciliazione.
Carte virtuali in hotel, il problema dei pagamenti separati
Nel modello tradizionale, la carta virtuale viene generata durante il processo di prenotazione e inviata direttamente alla struttura alberghiera. Una modalità che garantisce all’azienda un controllo centralizzato delle spese, ma che non mette necessariamente lo strumento di pagamento a disposizione del viaggiatore.
La questione emerge soprattutto quando il soggiorno prevede modalità di pagamento differenti. Camera e colazione possono essere saldate direttamente dall’azienda, mentre servizi aggiuntivi e consumazioni devono essere pagati dal cliente in struttura. In questi casi, il viaggiatore può essere costretto ad anticipare le spese con una carta personale, per poi richiederne il rimborso attraverso la nota spese.
Una frammentazione che coinvolge anche gli uffici amministrativi e i Travel Manager, chiamati a gestire flussi di pagamento e riconciliazione distribuiti su sistemi diversi.
Il nuovo Wallet di S4BT interviene proprio su questo passaggio, consentendo al viaggiatore di accedere alla carta virtuale autorizzata direttamente dal proprio dispositivo mobile.
Come funziona il Wallet mobile di S4BT
L’attivazione è pensata per essere immediata. Il giorno precedente al check-in, il viaggiatore riceve un messaggio con un link sicuro. Attraverso il collegamento può aggiungere la carta virtuale associata alla prenotazione a un wallet mobile compatibile e utilizzarla in hotel per i pagamenti contactless.
Non è necessario scaricare o installare un’applicazione aggiuntiva: l’accesso avviene tramite browser. Una scelta che punta a semplificare l’adozione del servizio sia per le aziende sia per le Travel Management Company (TMC), evitando ulteriori passaggi tecnologici per i viaggiatori.
“I viaggiatori d’affari sono abituati a pagare con lo smartphone nella vita di tutti i giorni. Non c’è motivo per cui un pagamento alberghiero autorizzato debba essere più complicato”, ha dichiarato Christopher Hecht, CEO di Trevium e Global Payment Solutions Officer di S4BT. “Con il Wallet, la carta virtuale autorizzata è disponibile direttamente sul telefono del viaggiatore prima dell’arrivo. Portiamo così la semplicità dei pagamenti mobile nel business travel, mantenendo il controllo, la sicurezza e il supporto specializzato su cui le aziende fanno affidamento”.
Pagamenti alberghieri, nessuna modifica alla riconciliazione
Uno degli aspetti centrali della nuova funzionalità riguarda la continuità operativa. L’introduzione del Wallet non richiede infatti di modificare i processi già utilizzati da hotel, aziende e uffici amministrativi.
L’integrazione si basa su due componenti: la Trevium Payment API, attraverso cui vengono generate le carte virtuali, e la Trevium Booking API, che gestisce i dati associati alle prenotazioni. Pliant continua a fornire le carte, mentre gli hotel ricevono le informazioni relative alla prenotazione e allo strumento di pagamento attraverso il flusso già in uso.
Anche la riconciliazione rimane invariata: gli uffici amministrativi e finanziari continuano a utilizzare gli stessi file di rendicontazione, senza dover introdurre nuove procedure.
Il sistema supporta due differenti modelli di pagamento. Nel caso del pagamento diretto, viene generata una sola carta virtuale e le informazioni vengono trasmesse direttamente all’hotel, secondo il processo tradizionale.
Quando invece è previsto un pagamento suddiviso, vengono generate due carte virtuali: una destinata alla camera e alla colazione, gestita attraverso il normale flusso alberghiero, e una seconda per i servizi aggiuntivi, resa disponibile nel Wallet del viaggiatore.
Un elemento importante riguarda il controllo dei massimali: per ciascuna carta, l’importo autorizzato è condiviso tra hotel e viaggiatore. Le somme già addebitate attraverso un canale non possono quindi essere nuovamente utilizzate attraverso l’altro. In questo modo si riduce il rischio di doppi pagamenti e si mantiene il controllo aziendale sulle spese autorizzate.
Trevium e Pliant rafforzano la partnership sui pagamenti
Il Wallet rappresenta la seconda soluzione sviluppata nell’ambito della collaborazione tra Trevium e Pliant. Il precedente progetto, lanciato nel luglio 2026, è Guaranteed Transaction Enrichment, una funzionalità pensata per migliorare la qualità dei dati relativi alle transazioni.
Le due soluzioni intervengono su momenti differenti del ciclo di pagamento alberghiero. Guaranteed Transaction Enrichment consente agli uffici amministrativi e finanziari di ricevere informazioni complete e validate sulle transazioni prima dell’avvio della fatturazione. Il Wallet, invece, porta l’innovazione sul fronte dell’esperienza del viaggiatore, rendendo accessibili le carte virtuali autorizzate anche durante il soggiorno.
“Insieme a Trevium stiamo introducendo miglioramenti concreti nel business travel. Dopo Guaranteed Transaction Enrichment, il Wallet estende questa collaborazione al momento del soggiorno, combinando l’infrastruttura di pagamento di Pliant con l’esperienza di Trevium nei processi di pagamento alberghiero”, ha commentato Lukas Gottschick, Chief Commercial Officer di Pliant.
La direzione è quella di un’integrazione sempre più stretta tra pagamenti, gestione delle prenotazioni e processi amministrativi. Un ambito nel quale la digitalizzazione non riguarda soltanto l’automazione delle attività aziendali, ma anche la possibilità di rendere più fluida l’esperienza del viaggiatore, riducendo anticipi personali e successive richieste di rimborso.
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