Con la ripresa a pieno ritmo dei viaggi di lavoro, aziende e travel manager tornano a confrontarsi con un tema tutt’altro che scontato: come calcolare correttamente indennità e rimborsi spettanti al dipendente in trasferta. Le regole non sono sempre intuitive, e conoscerle bene significa evitare errori nella gestione delle note spese e nella definizione della travel policy aziendale.
La trasferta di lavoro nasce da un’esigenza occasionale del datore di lavoro: il dipendente svolge temporaneamente la propria attività in una sede diversa da quella indicata nel contratto, per un periodo che può durare un giorno come un mese, purché non diventi una condizione stabile. L’unico riferimento normativo in materia è l’articolo 51, commi 5 e 6, del TUIR, che disciplina il trattamento delle somme corrisposte al lavoratore in trasferta. Un aspetto va tenuto distinto fin da subito: se lo spostamento diventa sistematico, il dipendente non è più considerato in trasferta ma un vero e proprio trasfertista, con un regime fiscale differente.
Le tre modalità di rimborso delle spese di trasferta
L’indennità di trasferta è un compenso aggiuntivo rispetto alla retribuzione ordinaria, pensato per bilanciare il disagio di lavorare fuori sede. Spetta per ogni giornata di prestazione lontano dalla sede abituale, comprese le giornate festive e quelle di eventuale malattia durante la trasferta. Le aziende possono scegliere fra tre approcci di calcolo.
La prima opzione è l’indennità giornaliera, un rimborso forfettario stabilito solitamente dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro applicato, che ne definisce le quote minime e massime. La seconda è il rimborso analitico, noto anche come rimborso a piè di lista: il dipendente presenta una nota spese dettagliata, corredata di scontrini, ricevute fiscali, fatture intestate al cliente e documentazione della eventuale carta di credito aziendale, sulla base della quale l’azienda liquida l’importo dovuto al rientro. La terza modalità è il rimborso misto, che combina le due precedenti: la policy aziendale stabilisce quali voci di spesa vengono rimborsate analiticamente e quali con un budget forfettario, di norma applicato a vitto e alloggio, che in questo caso risultano interamente esentasse.
Come si calcola l’indennità e quali sono i limiti di esenzione fiscale
L’importo dell’indennità viene generalmente fissato dai contratti collettivi. Per le trasferte comprese fra le 12 e le 24 ore, l’indennità corrisponde al 50% della retribuzione giornaliera; oltre questo limite, la percentuale va moltiplicata per il numero di giorni di trasferta.
La destinazione, in Italia o all’estero, incide direttamente sui limiti di esenzione fiscale, che cambiano anche a seconda della modalità di rimborso scelta dall’azienda, come sintetizzato nella tabella seguente. Le somme che superano queste soglie concorrono invece a formare reddito imponibile e vanno assoggettate a IRPEF e contributi.
| Modalità di rimborso | Trasferta in Italia | Trasferta all’estero |
| Indennità di trasferta ordinaria | Fino a 46,48 € al giorno esenti da IRPEF e contributi INPS | Fino a 77,46 € al giorno esenti da IRPEF e contributi INPS |
| Rimborso misto (vitto e alloggio a piè di lista) | Fino a 30,99 € al giorno per l’indennità residua | Fino a 51,65 € al giorno per l’indennità residua |
Il rimborso chilometrico e le nuove tabelle ACI 2026
Quando il dipendente o il professionista utilizza il proprio veicolo per la trasferta, il calcolo del rimborso si basa sulle tabelle ACI dei costi chilometrici di esercizio, pubblicate ogni anno in Gazzetta Ufficiale. Per il 2026 l’Agenzia delle Entrate ha diffuso le nuove tabelle nazionali dei costi chilometrici e dei fringe benefit elaborate da ACI, con un’articolazione più marcata legata alla transizione ecologica del parco auto: i costi chilometrici risultano in aumento per i modelli a gasolio fuori produzione e per le vetture elettrificate, con incrementi dello 0,8% per le elettriche BEV e dell’1,7% per le plug-in, mentre calano leggermente per alcuni modelli ancora in produzione, come le ibride a benzina.
Per determinare il rimborso spettante, l’importo standard indicato nella terza colonna della tabella ACI relativa al modello utilizzato va moltiplicato per i chilometri effettivamente percorsi per motivi di lavoro. Un dato da monitorare con attenzione da parte di travel manager e fleet manager, dal momento che le tabelle ACI restano il riferimento anche per il calcolo dei fringe benefit sui veicoli aziendali concessi in uso promiscuo.
Per le aziende della mobilità corporate, una gestione trasparente e aggiornata di indennità e rimborsi non è solo un adempimento amministrativo, ma un elemento della travel policy che incide direttamente sulla soddisfazione dei dipendenti e sul controllo dei costi di trasferta.
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