Negli ultimi anni il business travel ha attraversato una trasformazione radicale, e con esso è cambiato profondamente anche il modo in cui le aziende affrontano il tema della sicurezza dei propri dipendenti in viaggio. Tensioni geopolitiche, eventi climatici estremi, emergenze sanitarie, ma anche nuove minacce legate al mondo digitale, hanno reso il Travel Risk Management (TRM) una funzione sempre più centrale nelle strategie di continuità aziendale.
Ne abbiamo parlato con Edoardo Priori, Managing Director di BCD Travel Italy, che ci ha guidato attraverso i principali driver di rischio, le barriere organizzative che ancora oggi frenano l’efficacia dei programmi di TRM, il gap di comunicazione tra policy aziendali e comportamenti reali dei viaggiatori, e le nuove frontiere della personalizzazione del rischio legate ai temi di Diversity & Inclusion. Un’intervista che offre una panoramica completa su come la tecnologia, se messa davvero al servizio delle persone, possa diventare lo strumento decisivo per garantire a ogni viaggiatore d’affari sicurezza, informazione e supporto costante, ovunque si trovi.
I nuovi driver di rischio
D: Edoardo, quali sono oggi i principali driver di rischio per chi viaggia per affari?
R: Negli ultimi anni il concetto di Travel Risk Management (TRM) ha subito un’evoluzione profonda. Dalle nostre ricerche condotte su travel buyer e traveler, emerge chiaramente come non sia più soltanto una funzione legata alla gestione dell’emergenza o alla sicurezza del singolo, ma sia diventato a tutti gli effetti un pilastro strategico per la stessa continuità aziendale. Oggi il TRM è ciò che permette alle aziende di continuare a operare anche in contesti complessi o instabili.
Se fino a poco tempo fa i principali driver di rischio erano soprattutto di natura geopolitica, sanitaria o ambientale – pensiamo a tensioni regionali, conflitti, pandemie o eventi climatici estremi – oggi lo scenario si è ulteriormente ampliato e reso più sofisticato.
Accanto a questi rischi “tradizionali”, infatti, si stanno affermando con forza nuovi fattori legati alla dimensione tecnologica. Il cyber risk è ormai una componente strutturale del rischio aziendale, non più un’eccezione. A questo si aggiungono le frodi digitali, sempre più evolute, e soprattutto un elemento relativamente nuovo ma estremamente insidioso: la disinformazione alimentata dall’intelligenza artificiale. La capacità di generare contenuti falsi, ma altamente credibili, introduce un livello ulteriore di complessità nella gestione del rischio, perché impatta direttamente sulla rapidità e sull’affidabilità delle decisioni. In questo contesto, le aziende devono aggiornare continuamente le proprie strategie adottando un approccio sempre più dinamico e integrato.
Gli ostacoli interni – Ownership e Budget
D: Quali sono le principali barriere che le aziende incontrano nel tradurre il TRM in pratica?
R: I dati delle nostre ricerche, condotte su un campione globale di travel buyer, mostrano che ben il 72% delle aziende ha formalizzato un programma di Travel Risk Management. Tuttavia, la presenza di un programma non equivale necessariamente alla sua efficacia operativa, poiché molte realtà incontrano ancora forti barriere interne.
Il principale punto critico che osserviamo è la mancanza di una chiara ownership del rischio: nel 31% dei casi c’è scarsa chiarezza su chi sia l’owner in azienda. Non è definito in modo netto chi “possiede” il tema tra sicurezza, HR, legal, procurement o travel management, e questa ambiguità porta a una frammentazione delle responsabilità.
A questo si aggiungono altri ostacoli rilevanti come i limiti di budget (che pesano per il 36%) e la mancanza di personale o risorse dedicate (un altro 36%). Tuttavia, questi elementi sono spesso una conseguenza diretta della mancata priorità strategica assegnata al tema.
Le aziende più mature affrontano questa complessità attraverso un forte allineamento interdipartimentale: sicurezza, risorse umane, procurement e travel management devono lavorare insieme con obiettivi condivisi. Infine, è fondamentale cambiare la narrativa a livello di leadership. La Duty of Care non deve essere percepita come un costo o un adempimento burocratico, ma come un investimento strategico sulle persone. Proteggere i dipendenti significa non solo rispettare un obbligo morale e legale, ma anche salvaguardare la reputazione aziendale, ridurre l’esposizione al rischio e rafforzare la capacità di trattenere talenti.
I comportamenti “on the road” e il gap di comunicazione
D: Cosa succede invece sul campo? Come si gestiscono i comportamenti dei viaggiatori?
R: Uno degli aspetti più critici che emergono oggi è la distanza tra le policy aziendali e il comportamento reale dei viaggiatori. Esiste un vero e proprio “gap di comunicazione” che rischia di trasformarsi in un pericolo silenzioso per l’azienda.
I dati in questo senso fanno riflettere: da un lato, una quota significativa di dipendenti (il 43%) continua a utilizzare reti Wi-Fi pubbliche non protette per lavorare in mobilità, esponendosi a rischi informatici importanti. Dall’altro, il 32% dei viaggiatori dichiara di temere la micro-criminalità e i furti, eppure ben 1 su 5 esita a chiedere aiuto perché non sa se la situazione sia abbastanza seria o non sa chi contattare.
Il punto centrale è che spesso il viaggiatore non sa cosa fare nei primi minuti di un’emergenza. Per colmare questo gap non sono sufficienti policy statiche o documenti informativi. Serve un ecosistema di comunicazione attivo: notifiche tempestive, canali diretti di contatto e formazione continua. L’obiettivo è trasformare il viaggiatore da soggetto passivo a protagonista consapevole della propria sicurezza.
La personalizzazione del rischio (Diversity & Inclusion)
D: In che modo le aziende possono muoversi verso un approccio più inclusivo e personalizzato?
R: Oggi i report di BCD evidenziano chiaramente che lo stesso viaggio può comportare livelli di rischio molto diversi a seconda della persona che lo affronta. Non si tratta solo della destinazione, ma anche del profilo del viaggiatore, del contesto culturale e delle sue specifiche esigenze.
A fronte di questa realtà, si nota un forte divario: circa il 50% dei viaggiatori richiede una maggiore attenzione ai temi di Diversity & Inclusion – come le esigenze delle donne che viaggiano sole o dei viaggiatori LGBTQ+, o ancora necessità sanitarie specifiche – ma attualmente solo il 20% delle aziende personalizza il TRM in base alle necessità del singolo.
Questo gap implica un cambio di paradigma importante. Per fare un vero salto di qualità, le aziende devono essere in grado di integrare dati di Destination Intelligence con informazioni contestuali e rilevanti per il singolo dipendente, fornendo indicazioni mirate già nella fase di pre-partenza. Un TRM realmente evoluto non si limita a proteggere in modo generico, ma riconosce le differenze e le trasforma in elementi centrali della strategia di sicurezza, garantendo a ogni dipendente di sentirsi compreso e rispettato.
La soluzione BCD – La tecnologia al servizio delle persone
D: Per concludere, quali sono gli strumenti concreti e le soluzioni digitali che BCD mette in campo per una protezione a 360°?
R: La risposta di BCD alle sfide del Travel Risk Management si basa su un principio chiaro: la tecnologia è fondamentale, ma deve sempre essere al servizio delle persone. Per questo motivo abbiamo sviluppato un ecosistema di soluzioni integrate che coprono l’intero ciclo del viaggio.
Il primo elemento sono i Risk Alerts, sistemi di notifica disponibili in più lingue che informano in tempo reale viaggiatori e aziende su eventi critici, interruzioni operative o rischi per la sicurezza e la salute. La tempestività dell’informazione è fondamentale per consentire decisioni rapide e consapevoli.
Il secondo pilastro è la Destination Intelligence, che fornisce informazioni dettagliate e contestualizzate sulle destinazioni. Non si tratta solo di dati generici, ma di insight utili per prendere decisioni informate prima della partenza, includendo anche indicazioni legate ai temi di Diversity & Inclusion di cui parlavamo prima.
Infine, c’è la componente di visibilità e comunicazione, che permette il tracking dei viaggiatori su una security map e attiva canali di comunicazione bidirezionale immediata, come SMS ed email. Questo consente ai team travel e security di intervenire rapidamente in caso di emergenza e coordinare in modo efficace la risposta.
Accanto a questo, l’azienda può sempre fare affidamento su partner specializzati di Travel Risk Management, il cui focus è proprio la gestione del rischio come core business. In questo contesto, il valore aggiunto di BCD sta anche nella nostra capacità di integrazione: il nostro approccio tecnologico aperto, basato su API, consente infatti di connettersi facilmente e integrare soluzioni di terze parti, costruendo così un ecosistema realmente flessibile, connesso e scalabile. L’obiettivo resta uno solo: garantire che ogni viaggiatore sia sempre raggiungibile, informato e supportato, ovunque si trovi.
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